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このサイトでは、変更管理とはどのようなことを行うべきなのか、管理における流れや役立つツール、管理を容易なものにできるシステムの紹介を行っています。他にも、管理の手順なども事例を元にして紹介を行っています。尚、現在お使いのシステムも定常的に稼働しているかと思われますが、何らかの問題が生じる可能性はゼロではありませんし、問題が生じる前に対策を講じる、その対策には管理が必要不可欠な存在と言えるのではないでしょうか。

変更管理の流れ

変更管理とはどのようなことを意味するのがご存知でしょうか。
システムを構成しているハードウェア、ソフトウエアに変更を加えた際に問題が発生するケースが多いのですが、ハードウェアにおいては経年劣化によるもの、アプリケーションなどの場合は利用状況に大きな変化が生じた時や何らかの変更を加えた際に問題が生じるケースが多いのです。
問題が生じることを予測することも変更管理の一つですが、変更管理の目的は大きく分けると２つがあります。
1つ目は正確な変更業務の実施を行う、2つ目は変更業務の生産性向上です。
変更管理の流れは変更履歴を蓄積すると同時に再利用を行う、様々なフェーズでチェックを行う、決められた手順や段階に従い作業を行うなどです。

変更管理の運用方法

今やコンピューターシステムはどのような仕事をしている場合であっても多かれ少なかれ利用しているでしょうが、システムを使っていると避けては通れないのが変更管理の運用方法です。
変更とは要するにシステムを新しいものに更新したり、何か不具合とか問題が見つかったことにより修正したりすることです。
このような変更が発生するような場合、一見して大した内容ではないように見えるケースも多々あるものですが、システムの場合は一部の変更が思わぬところに影響を及ぼす場合があります。
また、システムの変更は限定的であったとしても、システムを用いて行う仕事のプロセスに影響を及ぼす場合もあります。
このような理由から、ただ単に担当者の思いつきで場当たり的にシステムの変更を行うと、システムがうまく使えなくなるとか、仕事のプロセスに影響が生じるなどの問題が発生し、さらにはそのような問題に適切に対処することも困難になるなど、影響範囲が大きくなる可能性があります。
このような問題の発生を最小限に抑えるために必要なものが変更管理です。
要するに変更を場当たり的に行うのではなく、まず影響範囲を特定し、誰が、いつ、どのように変更するのか手順をよく検討し、さらに作業記録を残しながら行うといったことが必要になります。

変更管理は内容をアナログ化デジタルで管理する

変更管理は内容の共有化をしなければロスが発生するだけではなく、納品後にクライアントからクレームが来る場合があります。
デジタル処理かアナログ処理か決めて、必ず現状を確認しなくてはいけません。
これは加工業などでも起こりますが、インターネット関連やグラフィックデザインなどでも起こりうるリスク管理になります。
パソコンのサイトは言語を使って制作されますが、ページ数が１００以上などの大型サイトでは複数人が同時進行で作業をすることが当たり前です。
他の人が作業をしている時のページを更新してしまったり、古いページを保存してしまうと内容は全て消えてしまいます。
専用ソフトには作業中の書き換えが出来ないようにしている機能がありますが、担当を決めて担当以外のページを触る時には連絡を必ず取らなければなりません。
変更管理はシステムで運用してデジタル処理できることが理想です。
口頭などでは忘れてしまうので、連絡票などでアナログ管理をすることもいいかもしれません。
報連相を行い変更管理の記録を必ず付けておきます。

変更管理の履歴は必須作業、そしてどの仕事でもありうる事

社会活動において、変更管理は必ずつきものであります。
例えばIT会社であれば、コンピュータソフトやスマートフォンのアプリの納期には間に合わない為に止むえずにスケジュール変更を行います。
しかし途中でどういった点でつまずいたのかも確認しなければならないです。
その時に必要なのが、履歴であります。履歴をつけることによってどの点で、作業に問題があったのかを確認し、修正、作業のやり直しや復旧、そして納期へとつなげる事が出来ます。
その後、次回の納期の際にも問題定義として上げる事も出来ます。
中には、変更管理を避ける為に地道に下調べをしたり、どれだけの人数が必要と時間がかかるかのスケジュールを立てますが、人間がやる上では体調もあります。
そしてIT機器のマシンの調子不調で変更管理は行う必要も出てくる事があります。
ですが、決して変更管理する事は悪い事ではなく、むしろ当然出てくることとしてとらえる事がビジネスでは必要であります。
それはどんな業種であれ、起きるものでもあります。
だからこそ、つねに起きるものという事を頭に入れて備える事が重要となります。

変更管理をスムースに行うにはダウンタイムを設ける

変更管理は指示を出す方は簡単ですが、場合によっては現場は大混乱を来たすことがあります。
急に仕様が変更になって対応を求められたり、想定していた勤務時間が大幅に変更になれば生活にも大きな影響を与えます。
それらが積み重なればパフォーマンスが大幅に低下し、生産性が下がってしまうのも問題です。
これらを解決するためには変更管理を実施するまでにダウンタイムを設定することで、一定の余裕を持って準備をする時間に充てるのがおすすめです。
例えば深夜勤務から日勤に変更になった場合、いきなり出勤が求められると睡眠を取らずに行かなければなりませんが、ここにダウンタイムが用意されていれば十分な睡眠を取って日勤に合わせて調整することが可能です。
急に仕様が変更になっても、十分な準備期間があれば手順を検討して確実に履行することが可能です。
変更管理をスムースに行うのはもちろんのこと、ワークライフバランスを保って生産性を高めるためにも取り入れたい概念です。

変更管理の専用ツールでお勧めのソフト紹介

今では会社ではスケジュールの変更管理、専用ツールは当たり前の様に行われております。
その際に色々なソフトがリリースされてますが、お勧めするソフトはOutlook365です。
既に専用ツールがあります。
理由を2つ述べます。
1つ目はスケジュール機能があります。
それを連絡先と共有する事が出来る様になっております。
例えば、14時から15時まで会議を開きたい時に案内をスケジュール機能としてメール案内でお知らせが出来ます。
しかし突然の体調不良、急な都合が入る場合があります。その時に変更管理として、会議のキャンセルもすることが出来ます。
使い慣れれば1分ほどで出来るのて便利であります。2つ目は難しい操作が必要と無しです。
Outlook365の場合は直観的に操作出来る様な画面構成となっております。
これがスケジュール画面、相手方にメール送信と分かる様になってます。
どうしても不明であれば知人に聞く、パソコン本の初心者向け専門書を読む、パソコンスクールの講座も初心者向けの講座があります。
この様にして得られる情報も非常に多くなっております。
まさに誰でも使えるソフトでもあります。変更管理が苦手という方におすすめでもあります。

変更管理とはなにか？目的と達成目標とは？

変更管理とは、ITサービスに対して行われる変更作業のプロセスのことで、すべての変更のライフサイクルをコントロールし、ITサービスの中断を最小限に抑えながら、有益な変更を実施できるようにするのが目的です。
変更管理の達成目標は以下の通りです。1.顧客の変化する事業要件に対応すると同時に、価値を最大化し、インシデント・中断・手直しを削減することです。
2.サービスとビジネス・ニーズを整合させるような、事業とITの変更要求に対応します。
3.変更が記録及び評価されるようにし、コントロールされた方法で、許可された変更が優先度付け・計画・テスト・実施・文書化・レビューされるようにします。
4.構成アイテムへのすべての変更が構成管理システムに記録されるようにすることです。
5.全体的な事業リスクを最適化します。
多くの場合、事業リスクを最小限にすることは正しいが、潜在的な利点のためにリスクを故意に受け入れることが適切な場合もあります。
ITILによる変更の定義は、「ITサービスに影響を及ぼす可能性のあるものを、追加・修正または削除すること」です。
すべての変更はコントロールされた方法で記録され管理される必要があります。

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